Wat de assistent met je mail doet

Mail koppelen is optioneel. Doe je het, dan werkt het zo, en niet anders.

Wat hij leest

Van elk bericht ziet hij de afzender, het onderwerp, de datum en een korte preview. Daarmee bepaalt hij wie op jou wacht, op wie jij wacht, wat nieuwsbrief of automatisch is, en welke deadlines eraan komen (een factuur, een verlenging, een inschrijving). De volledige tekst van een bericht leest hij alleen als dat voor die ene taak nodig is, bijvoorbeeld om een datum en bedrag uit een factuur te halen, en die tekst wordt niet bewaard.

Wat je ervan merkt

• In je ochtendbriefing: wie een antwoord van je verwacht, en welke deadlines binnen een week vallen.
• Een paar keer per dag hooguit een overzicht van nieuwe dingen die jou nodig hebben, met een ✓ (gedaan) en ✕ (negeren) per onderwerp. Iets echt dringends komt meteen.
• Op verzoek een conceptantwoord. Dat zet hij in je eigen map Concepten; jij leest het na en verstuurt het zelf.

Wat hij nooit kan

Versturen. Bij Microsoft 365 vragen we het recht om te versturen simpelweg niet aan, dus het bestaat niet. Bij Gmail via app-wachtwoord heeft onze software geen enkel pad dat een mail verzendt. Ook verwijderen, labels zetten, filters of doorsturen instellen doet hij niet.

Wat hij bewaart

• Per onderwerp: of het jou nodig heeft, op een ander wacht of is afgehandeld, met een regel samenvatting. Negentig dagen.
• Deadlines en openstaande punten uit mail, tot een dag na de datum.

Alles staat op je pagina onder Mail en Geheugen. Zet je de koppeling uit, dan stopt het lezen meteen; verbreek je hem, dan worden de toegang ingetrokken en deze gegevens gewist.

Uit- en aanzetten

In Telegram: /mail off en /mail on. Op je pagina: de schakelaar bij Mail onder Integraties.